Кадровый электронный документооборот становится все более востребованным. Люди стали в 5 раз чаще по сравнению с 2021 годом вводить в строку поиска запрос «КЭДО». Это объясняется положительными результатами, которых добиваются компании после внедрения системы: ощутимое сокращение расходов, оптимизация работы специалиста по кадрам, эффективная коммуникация с сотрудниками, работающими удаленно.
Компания-разработчик сервиса Nopaper активно использует собственное приложение для решения своих кадровых задач, избавляя от рутины отдел кадров. Операционный директор Artsofte Наталья Данилова (Конышева) отметила, что в компании сложная структура и быстрорастущий штат: 350 сотрудников, которые находятся в 16 городах. «78% сотрудников работают по гибридному формату. Поэтому на подписание одного бумажного документа уходила примерно неделя. К тому же в день может выйти по 3-4 новичка, и пока кадровик оформляет их, у него нет времени на другие задачи. А при таком большом штате постоянно кому-то что-то нужно. Все это замедляло работу, задачи простаивали. Поэтому в компании перешли на КЭДО — теперь документы подписываются в 3 раза быстрее, а трудоустройство стало дистанционным», — рассказала она.
Чтобы начать использовать Nopaper, достаточно скачать приложение на смартфон, где также хранится и электронная подпись. В этом коренное отличие нового сервиса от классических систем КЭДО, предполагающих для сотрудников облачную подпись. Мобильная подпись, применяемая в Nopaper, гораздо надежнее защищает документы. Она позволяет точно определить, кто подписал документ, когда и с какого устройства. Риск подделки подписи стремится к нулю, ведь для этого нужно украсть телефон, узнать пароли от устройства и приложения. Облачная подпись защищена меньше, так как хранится на стороннем ресурсе, с ней сложнее доказать, что сотрудник сам подписал документ.
С помощью Nopaper процесс трудоустройства значительно ускоряется, при этом его можно осуществлять дистанционно. Где бы ни находился будущий сотрудник, он может самостоятельно скачать приложение, подтвердить свою личность и выпустить электронную подпись. Процесс занимает не более 5 минут.
Самостоятельная регистрация в сервисе позволяет снять с работодателя обязанность брать согласие на обработку персональных данных у кандидата. Пользователь сам подписывает согласие в Nopaper. Кадровый специалист формирует в 1С документ и прямо из учетной системы отправляет сотруднику на подписание.
В Nopaper можно работать не только со штатными сотрудниками, но и с ИП, самозанятыми, фрилансерами. Кроме того, приложение позволяет настраивать маршруты для подписания документов. Достаточно загрузить документ один раз и отправить на согласование и подписание всем участникам маршрута. Количество участников не ограничено.
