Те, кто привык работать с бумагой, считают, что ЭДО — это сложно, дорого и слишком технологично. На самом деле это не так. Электронный документооборот — это давно не только счета-фактуры или УПД, это и электронная отчетность, и путевые листы, и кадровые документы, а также электронные школьные дневники, онлайн-запись к врачу, заявление на выдачу документов на Госулугах. Так почему же бизнес все еще цепляется за бумагу?
ЭДО — для любой категории бизнеса
Времена, когда внедрение электронного документооборота могли себе позволить только крупнейшие компании с продвинутой IT-инфраструктурой и целым штатом квалифицированных специалистов прошли. Сейчас на ЭДО переходят все компании не зависимо от масштаба бизнеса. Свою роль в этом играет не только государство, но и сотрудничество с крупным бизнесом. Например, продавать товар на популярных маркетплейсах, можно, только подключив электронный документооборот.
Поставщики решений давно разработали сервисы для малого и среднего бизнеса и продолжают их дорабатывать с учетом требований законодательства и пожеланий бизнеса. Например, у компании Такском есть сервис Такском-Файлер, онлайн-кабинет с максимально простым интерфейсом и мобильным приложением, работать в котором можно из любой точки.
ЭДО — это легко
На сайте ФНС размещены пошаговые сценарии внедрения электронного документооборота. И любой владелец бизнеса может воспользоваться этой инструкцией. Так, сценарий перехода на электронный документооборот для компаний с объемом менее 10 000 документов в год состоит всего из четырех шагов: предварительная подготовка и анализ, выбор оператора, техническая подготовка, тестирование и обучение и старт обмена с контрагентами. При этом техническую часть, в том числе выдачу электронной подписи для ЭДО, как правило, берет на себя оператор.
ЭДО — это доступно
ЭДО позволяет экономить не только на бумаге, почтовых пересылках и курьерских службах, а также на времени и человеческих ресурсах. Для расчета эффективности ЭДО можно воспользоваться калькулятором на сайте ФНС. Чтобы получить конкретные цифры экономии на бумаге и трудозатратах нужно знать всего два показателя: количество входящих и исходящих документов в компании и процент документов, которые планируется перевести в электронный вид. Основываясь на средних значениях, сервис просчитает экономическую выгоду от внедрения ЭДО, эффект ускорения возмещения НДС и период окупаемости. Приятный бонус ЭДО — возможность быстро найти нужный документ для предоставления в налоговую и избежать тем самым штрафов и доначислений.
ЭДО — это безопасно
Российский рынок операторов ЭДО представлен десятками компаний, которые проходят обязательную аккредитацию и получают лицензии ФСБ и ФСТЭК России. В следующем году в силу вступят обновленные требования к операторам ЭДО, где помимо требований, предъявляемых к программным средствам есть пункт о круглосуточной техподдержке клиентов.
Людмила Карнашевская, руководитель офиса компании Такском в Екатеринбурге: «У компании Такском есть все необходимые лицензии ФСТЭК и ФСБ. Наличие соответствующих лицензий означает, что все данные, которые передает Такском, шифруются и максимально защищены».
ЭДО — это современно
Конечно, ломать привычные бизнес-процессы непросто. Но ЭДО является частью программы «Цифровая экономика», и бизнесу так или иначе придется уходить от бумажных носителей. В планах ФНС к 2024 году перевести в электронный вид все счета-фактуры, а значит задуматься о внедрении ЭДО нужно уже сейчас.
«Мы полагаем, что ближайшие годы пройдут под знаком развития ЭДО. Для этого есть несколько причин: введение системы прослеживаемости импортных товаров, маркировка новых товарных групп, по которым сейчас идут обсуждения или эксперименты, эксперимент по кадровому ЭДО. И в целом утвержденная ФНС концепция развития ЭДО говорит нам о том, что в ближайшее время большинство компания освоит электронный документооборот. Для, нас как для оператора ЭДО, это дополнительная возможность усовершенствовать свои сервисы, сделать их проще и удобнее для массового использования», — говорит Людмила Карнашевская, руководитель офиса компании Такском в Екатеринбурге.
Такском — российская IT-компания, занимающая одну из лидирующих позиций в области разработки программного обеспечения для руководителей и бухгалтеров. Сегодня Такском — один из крупнейших операторов ЭДО, ОФД и аккредитованных удостоверяющих центров в России.