«Более трети сотрудников российских компаний (38%) отмечают, что сами они работают в офисе, а по видеосвязи проводят встречи с коллегами и клиентами из других подразделений, офисов и городов. Онлайн-формат позволяет хотя бы частично экономить время, которое многочисленные совещания съедают в любом случае. Поэтому его популярность в ближайшее время как минимум не будет снижаться», — отмечает Павел Скрипниченко, руководитель проекта Контур.Толк.
Эксперты сервиса видеосвязи рекомендуют приглашать на совещания только тех участников, чье присутствие необходимо. Заранее отправлять список задач, которые нужно обсудить. Подготовленный план экономит время коллег и помогать понять, зачем подключаться к совещанию. Контур.Толк интегрируется с календарем и напоминает о встрече. Чтобы подключиться к созвону, достаточно кликнуть по ссылке из уведомления. Участвовать можно с любого устройства: сервис полноценно работает как в браузере, так и в приложении.
В приглашении на удаленное совещание советуют прописывать, нужно ли подключаться с камерой и будет ли запись для тех, кто не сможет присоединиться. Также эксперты рекомендуют сокращать время совещаний. Например, назначать встречу на 40 минут вместо часа. Когда время ограничено, сотрудникам приходится сразу переходить к рабочим вопросам.
Соблюдать порядок на онлайн-встрече помогает правило поднятой руки. У участника, который хочет высказаться, в Контур.Толке появляется синяя иконка. Модератор запоминает, в каком порядке участники подняли руки, и озвучивает очередность. При проведении встреч в гибридном формате важно помнить об удаленных участниках. Коллегам из онлайна может быть сложно включиться в беседу, если разговор зациклится в офлайне.
Эксперты обращают внимание, что по итогам любой встречи необходимо составить резюме — follow-up email. В письме рекомендуют зафиксировать выводы, принятые решения и ответственных за выполнение задач со сроками. К резюме можно приложить ссылку на запись встречи. Например, в Контур.Толке все видеофайлы хранятся в облаке. Четкий план поможет организовать работу и ускорить выполнение задач.
Подробнее о Контур.Толке — на сайте сервиса.
Исследование проводилось методом онлайн-анкетирования среди 1318 респондентов в октябре 2023 года. В опросе приняли участие владельцы бизнеса, генеральные директора, руководители отделов и направлений, а также линейные сотрудники компаний из российских городов с населением от млн человек.
Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620, erid: 4CQwVszH9pWuK6Mn5tt
620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.
16+