Планировщик дел — это маленький помощник, который знает, когда вам идти к врачу, сдавать проект заказчику, покупать подарок на день рождения тещи или освобождать вечер под встречу со старыми друзьями. Немало людей до сих пор считает, что самый удобный планировщик — это классический датированный блокнот. Бесспорно, с ним не нужно следить за уровнем зарядки устройства, но если забудете ручку, ежедневник станет бесполезным грузом, который носите при себе. Поэтому, говоря о планировщиках, имеем в виду электронные программы и приложения.
На рынке представлено много решений для планирования дел и задач, но можно выделить уверенный топ популярных программ с хорошей поддержкой и функционалом. Отечественная команда разработчиков планировщика Singularity App написала большую и подробную статью https://singularity-app.com/ru/blog/top-10-luchshih-planirovshikov-zadach со сравнением самых популярных приложений для планирования дел. Ребята поделились своими профессиональными критериями оценки, на основании которых можно определить удобство того или иного приложения.
Сложности в выборе планеров связаны с тем, что функционал похожий, а отличия не слишком заметны при беглом обзоре. Можно попасться в ловушку, когда дела записаны, подписка оплачена, а приложение оказалось неудобным. Приходится выбирать из двух вариантов: или раздражаться и пользоваться через силу, пока действует подписка, или скачивать другое приложение и бояться снова попасть в замкнутый круг: попробовал, купил, не понравилось, бросил.
Далее рассмотрим, в чем кроется ошибка в выборе планера и по каким критериям его стоит выбирать. Спойлер: оптимальный вариант ближе, чем кажется.
Как ошибиться с выбором планера?
Обычно советы об организации рабочего времени носят принудительный характер: «выстрой приоритеты», «установи сроки», «не отвлекайся». Такая категоричность по умолчанию не дает права на ошибку.
Мы решили пойти от обратного. Ошибаться можно всегда: и с установкой приоритетов, и с выбором приложения для планирования задач. Однако, наши советы направлены на то, чтобы избежать граблей там, где другие люди на них уже наступили.
Как ошибиться с выбором планера?
-
Не проверить опцию синхронизации. Многим людям удобно планировать дела перед началом работы на ПК. Но как быть, если новая задача пришла к вам, пока вы в дороге, или планы срочно изменились, и под рукой только телефон? В этом деле поможет синхронизация — процесс, означающий, что на разных устройствах ваш планировщик показывает одинаковые данные. Можете вечером вносить изменения со смартфона, чтобы с утра увидеть их перед глазами на ПК.
-
Несогласованность опций планировщика и вашего метода построения задач. Звучит сложно, попытаемся упростить. Если вы строите работу по принципу Pomodoro, то самый лучший ежедневник в смартфоне – тот, который предлагает включить таймер на 25 минут при выполнении задания. Если любите смотреть на прогресс задачи, то выбирайте планер, где есть канбан-доска.
-
Не проверить «начинку» перед перенесением всех дел. Если с первого взгляда функционал кажется обрезанным, а интерфейс замудренным, не используйте приложение в надежде привыкнуть к нему.
-
Не читать отзывы. Перед загрузкой и использованием приложения узнайте об опыте других пользователей. Так определите недостатки продукта из первых уст.
-
Не проверить оплату российскими картами. Топ приложений планировщиков часто возглавляют продукты американского производства. Но ввиду санкций сейчас за премиум-доступ к таким программам сложно заплатить российской картой. Перед тем, как выбирать планировщик, проверьте, можете ли без проблем получить версию Pro.
Перечисленные ошибки иногда становятся причиной того, что выбор оптимального планера растягивается на месяцы. С одной стороны, так вы лучше разберетесь в собственном подходе к организации работы. А с другой — потратите больше времени на планирование задач, чем на выполнение.
Как сравнивать лучшие планеры?
Далее представим критерии, по которым можете сравнивать различные приложения для ведения дел. Также можете добавлять в этот список пункты, которые важны лично вам. Например, стоимость платной подписки и способы внесения записей в план.
Критерии сравнения планеров:
-
Как устроена работа с проектами. Если проводите созвон с командой каждый понедельник или сдаете отчет раз в месяц, хорошо, когда эти задачи можно скопировать и внести в планер наперед. Также проекты иногда состоят из десятков разных шагов, которые стоит объединять в подпроекты. Некоторые планеры отображают эти потребности.
-
Легко ли переносить задачи. Можно ли добавлять задачу голосовым сообщением или «посланием» в мессенджере.
-
Есть ли вложенность задач. Смотрите, сколько списков с подпунктами вы можете создать для ведения личных дел и рабочего процесса.
-
Есть ли наглядный календарь. Так проще свериться с датой и запланировать событие на «свободный день». Как работает на разных устройствах. Проверьте, если ли десктопная, мобильная и веб-версии приложения и синхронизацией между ними.
-
Можно ли синхронизироваться с другими приложениями и календарями. Например, вам может пригодиться напоминание о задачах в мессенджере. Помимо календаря в самом приложении, проверьте, есть ли опция синхронизации с Google Calendar.
-
Можно ли отслеживать прогресс по задачам. Так вы не только не забудете сдать проект до дедлайна, но еще и будете регулярно проверять, на каком он этапе и что требуется для завершения.
-
Есть ли бесплатная версия. Если приложение предполагает только платную подписку, то лишает пользователя времени на «притереться». При наличии бесплатной версии проверьте, насколько она функциональна, понятна и удобна на ваш взгляд.
Помните, что лучшие приложения для планирования дел подстраиваются под ваши потребности, а не наоборот. Если синхронизация с мессенджерами и другими программами для вас принципиальна, выбирайте только те планеры, которые эти опции предоставляют.
Сравниваем лучшие приложения для тайм-менеджмента
Предлагаем пример того, как можно сравнивать разные приложения для ведения дел по перечню четких критериев:
-
удобство организации работы;
-
простота переноса задач;
-
возможность делать вложенные задачи;
-
наличие наглядного календаря;
-
работа на разных устройствах;
-
синхронизация;
-
прогресс по задачам;
-
наличие бесплатной версии.
Для сравнения мы выбрали 4 планировщика российского и зарубежного производства.
Sigularity App
Sigularity App имеет удобную организацию работы с понятной навигацией по проектам и задачам. Задачи вкладываются в проект. Есть автоматическое отображение по дням. Вносить новые дела в планировщик можно текстовым или голосовым вводом. Задачи можно бесконечно вкладывать друг в друга. Есть наглядный календарь с возможностью растягивать задачу на разное время простым касанием.
Приложение адаптировано под все устройства. Настроена синхронизация с Гугл Календарем, а также другими планировщиками. Можно отслеживать прогресс выполнения по долгим задачам. Большая часть функционала доступна в бесплатной версии.
Приложение Singularity App предлагает расширенный список опций — можно делать голосовой ввод задач или отправлять их через Телеграм. В бесплатной версии планера есть много полезных фишек. Если этого мало, можете заказать Pro-доступ на 2 недели.
Any.do
Any.do автоматически создает папки с делами на сегодня, завтра и потом. Вводить задачи можно только текстом. Вложенные задачи есть только в платной версии. Есть удобный наглядный календарь для отслеживания задач на разные дни.
Приложение работает в любом браузере на ПК и на смартфонах Samsung и Apple. настроена синхронизация с Google Calendar. Можно отслеживать прогресс по задачам. Планировщик многофункциональный, но часть важного функционала доступна только в платной версии.
Weeek
Weeek — отечественный сервис с богатым функционалом. Работа с задачами ведется сразу в трех форматах: списком задач, доской и календарем. Списки вместо разделов могут показаться непривычным решением. Ввод задач осуществляется только в текстовом формате. Список досок нельзя скрыть. Вложенность задач есть. но одновременно можно делать только 7 проектов. Календарь есть только на неделю.
Приложение синхронизируется с Календарем Гугл. работает на всех устройствах и платформах. Для сложных задач не предусмотрена возможность отслеживания прогресса. Есть бесплатная версия для команд до 5 человек.
Хаос-Контроль
Хаос-Контроль можно только скачать на устройство. Планировать онлайн не получится. очень нестандартная иерархия задач. Под каждый проект создается папка. Каждая задача превращается в проект. А подзадачи в задачи. Это создает проблемы при переносе задач, если вы привыкли к другому. Внутри папок можно создавать сколько угодно проектов.
Хорошо работает на всех устройствах. Удобный календарь для ориентирования в расписании. Есть синхронизация с Google Calendar и Outlook. Есть бесплатная версия.
Как выбрать планировщик?
Имея перед глазами список лучших приложений и критерии для их сравнения, можете уделить время на сравнение и выбор того планера, который лучше соответствует вашим ожиданиям. Напоследок оставим несколько рекомендаций о том, как выбрать планировщик:
-
Определите бюджет на подписку. Посчитайте, сколько вы готовы платить за подписку на приложение в месяц. Выбирайте приложения, где вам достаточно бесплатного функционала или цена Pro-версии не выходит за рамки бюджета.
-
Проанализируйте график задач. Подумайте: вам нужно выписать из головы задачи на сегодня, неделю или более долгий срок. Выбирайте приложение, позволяющее держать на виду то, что вам сейчас важно.
-
Определите количество проектов и личных задач. Подумайте, сколько личных дел и рабочих проектов хотите вести одновременно. Выбирайте приложение, в котором можете наглядно представить все дела по категориям без путаницы.
Если правильно выбрать планер, вам не придется всюду носиться с ежедневником или стараться запомнить все дела. Поручите соблюдение графика помощнику, который ничего не забудет и не пропустит.