Они могут иметь вид не только писем — коммуникаций, но и писем-договоренностей, в котором фиксируются итоги переговоров и нюансы достигнутых соглашений, что позволяет убедиться в правильности понимания итогов коммуникации обеими сторонами. В любом случает нужно грамотно составить деловое письмо, в котором должно быть четко, без грамматических и лексических ошибок, отображено информационное содержимое.
Специфика корреспонденции
Чтобы адресат делового письма обратил на него внимание, следует уделить особенное внимание грамотности написания текстовой части. В ней не должно быть грамматических ошибок, поскольку их наличие сразу же бросается в глаза и вызывает негативное отношение оппонента. Это значительно снижает шансы на решение вопроса в интересах лица, составившего письмо. Чтобы избежать такого сценария, можно проверять речевые обороты на сайте склонение-слова.рф, что позволит грамотно составить текст. В нем следует избегать тавтологии и использования сложных терминов.
В содержимом письма должны быть отображены точные сведения, поэтому вся информация должна быть проверена. Не стоит писать сильно много, поскольку это может отвлечь читателя от сути предложения. Информация должна быть предоставлена четко с конкретно отображенным требованием или предложением. Все подробности можно оговорить при личной встрече. Чтобы не вызывать негативных эмоций у оппонента, нужно избегать фамильярного стиля общения. Важно быть тактичным и уважительным, а также уметь преподнести информацию в сжатом виде и составить ее в таком формате, чтобы заинтересовать лицо, для которого она адресована.
Структура документа
Деловые письма обычно оформляются в произвольной форме, поскольку отсутствуют стандарты, регулирующие эту процедуру. Однако все же лучше учитывать общепринятые нормы, предполагающие определенную структуру документа:
- приветствие;
- вступление — представление себя;
- главная часть — сущность обращения;
- заключение — благодарность и пожелания;
- контактные данные.
От правильности составления делового письма, от корректности и грамотности написания его информационного содержимого зависит, будет ли оппонент сотрудничать, рассмотрит ли предложение и примет ли его. Поэтому, чтобы заинтересовать адресата, нужно учесть все общепринятые аспекты оформления документа.